Cómo hacer un concurso de obra y elegir contratista

El error que arruina el concurso antes de empezar

Pedir "una cotización" y dejar que cada quien la arme como quiera.

Cuando eso pasa, recibes tres documentos con estructuras distintas, alcances distintos y supuestos distintos. Compararlos es imposible, y como el único dato común es el total, la decisión termina cayendo en el número de abajo.

El que gana así no es el mejor: es el que menos incluyó.

Qué mandarles, y a todos lo mismo

El paquete de concurso debe ser idéntico para todos los participantes:

1. Proyecto ejecutivo completo. Planos arquitectónicos, estructurales e instalaciones. Si el proyecto está incompleto, lo que recibes son estimaciones, no cotizaciones.
2. Memoria de acabados definida. Marca, modelo o calidad equivalente de cada partida visible. Sin esto, cada uno cotiza el acabado que se imagina.
3. Catálogo de conceptos con cantidades, sin precios. Tú entregas la lista y las cantidades; ellos llenan precios unitarios. Es lo que hace comparables las propuestas.
4. Condiciones del sitio. Estudio de mecánica de suelos, accesos, restricciones del fraccionamiento si aplica, horarios y reglas de obra del desarrollo.
5. Condiciones contractuales. Forma de pago, retenciones, plazo esperado, penas, garantías.

Ese punto 3 es el que separa un concurso de una recolección de precios. Y el 4 importa especialmente en el poniente: un contratista que no sabe que va a trabajar con tapial obligatorio, retiro semanal de escombro y transporte de personal, va a cotizar de menos y a reclamarlo después.

Cuántos invitar

Tres o cuatro. Más de cinco es contraproducente.

Cuando un contratista percibe que compite contra ocho, invierte menos en analizar el proyecto y manda un número rápido. Lo que recibes son cotizaciones superficiales de gente que no estudió tu obra.

Sé transparente sobre cuántos son y en qué plazo decides. Los serios lo agradecen y responden mejor.

Cómo comparar lo que te llega

Nunca por el total. Por partidas, en una tabla lado a lado.

Lo que hay que revisar concepto por concepto:

Partidas vacías o en cero. Alguien que dejó sin cotizar la cimentación profunda no es más barato: no la incluyó.

Cantidades modificadas. Si entregaste el catálogo con cantidades y alguien las cambió, hay que entender por qué. A veces detectó un error tuyo, lo cual es buena señal. A veces está bajando el volumen para bajar el total.

Precios unitarios fuera de rango. Un precio muy por debajo de los otros dos en una partida específica es la señal más útil de todo el ejercicio: o encontró una eficiencia real, o va a recuperarlo en otro lado.

Indirectos y utilidad. Deben venir explícitos. Un presupuesto que no los muestra los tiene escondidos en los unitarios, y eso impide comparar.

Exclusiones. Lo que cada uno declara que no incluye. Es la sección más informativa y la que menos se lee.

Qué preguntar antes de decidir

El precio no es lo único que se evalúa. Cinco preguntas que dicen más que la cotización:

1. ¿Quién va a estar en la obra todos los días? Nombre y experiencia del residente, no del dueño de la empresa.
2. ¿Cuántas obras tienen corriendo ahora? Un contratista saturado te atiende bien el primer mes.
3. ¿Puedo visitar una obra suya en proceso? Más revelador que ver fotos de obras terminadas: vas a ver cómo trabajan de verdad, cómo tienen el sitio y cómo tratan al personal.
4. ¿Puedo hablar con un cliente cuya obra se complicó? Cómo resolvieron un problema real dice más que diez recomendaciones.
5. ¿Cómo manejan los cambios y los extras? Si la respuesta es "lo vemos sobre la marcha", ya sabes cómo va a terminar.

Las señales de un presupuesto que va a dar problemas

Un presupuesto muy bajo no es una oportunidad: es un riesgo. Un contratista que se quedó corto tiene dos salidas, y ninguna te conviene: recortar calidad o recuperar en extras. Las causas de fondo están en la guía de las 10 causas reales de sobrecostos.

Antes de firmar

El modelo de contratación define quién asume el riesgo, y conviene decidirlo antes de concursar, no después: está en la guía de administración vs. precio alzado vs. llave en mano.

Y el contrato debe recoger, como mínimo, el catálogo cotizado como anexo, el plazo, la forma de pago contra estimaciones, la retención como fondo de garantía, el mecanismo de órdenes de cambio y las penas por atraso.

Lo que se acordó en la negociación y no quedó en el contrato, no existe.

Los 3 errores más caros

1. Dejar que cada quien arme su propio catálogo. Convierte el concurso en incomparable y empuja la decisión al precio total, que es donde gana la propuesta más incompleta.
2. Concursar con proyecto ejecutivo incompleto. Lo que recibes son estimaciones, no cotizaciones, y cada indefinición se convertirá en un extra con el contrato ya firmado.
3. Elegir el más barato sin entender por qué lo es. Siempre hay una razón. A veces es eficiencia real; casi siempre es alcance faltante. La diferencia se descubre revisando partida por partida, no el total.

Cómo lo hacemos en ceroxcero

Preparamos el paquete de concurso completo y lo mandamos idéntico a todos: proyecto, memoria de acabados, catálogo con cantidades y condiciones de obra del desarrollo, que en el poniente pesan más de lo que parece.

Después comparamos partida por partida, no totales, y señalamos dónde cada propuesta está por encima o por debajo y qué implica. La recomendación final rara vez es el número más bajo.

Si estás por elegir contratista, agenda una revisión.

Preguntas frecuentes

¿A cuántos contratistas debo pedir presupuesto? Tres o cuatro. Más de cinco reduce la calidad de las propuestas, porque nadie invierte tiempo en analizar un proyecto cuando percibe que compite contra muchos.

¿Cómo comparo presupuestos de obra que parecen muy distintos? Entregándoles a todos el mismo catálogo de conceptos con cantidades para que solo llenen precios unitarios. Después se comparan partida por partida, revisando exclusiones, indirectos y utilidad, nunca los totales.

¿Debo elegir el presupuesto más barato? No sin entender por qué es el más barato. Casi siempre la diferencia es alcance faltante, y lo que no está en el catálogo reaparece como extra cuando ya firmaste y no puedes comparar.

¿Qué documentos debo darle a los contratistas para cotizar? Proyecto ejecutivo completo, memoria de acabados definida, catálogo de conceptos con cantidades y sin precios, condiciones del sitio y reglas de obra del desarrollo, y las condiciones contractuales.

¿Qué pregunto en la entrevista con un contratista? Quién estará diariamente en obra, cuántas obras tienen corriendo, si puedes visitar una en proceso, si puedes hablar con un cliente cuya obra se complicó, y cómo manejan los cambios y extras.

¿Sirve visitar una obra suya en proceso? Mucho más que ver fotos de obras terminadas. En una obra en proceso ves el orden del sitio, la calidad de la ejecución mientras está a la vista y cómo trabaja realmente el equipo.

¿Estás por elegir contratista? Preparamos el paquete de concurso, comparamos las propuestas partida por partida y te decimos qué esconde cada una. Agenda una revisión